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OPINIÓN

Christian Díaz Pérez, Team Leader Professional Services de Xerox

La seguridad debe estar en la Red, pero también en el papel

Un documento impreso con datos confidenciales puede caer en manos equivocadas. Por ello, los procesos de impresión deben tenerse en cuenta por las organizaciones para la protección de información de carácter privado.

La seguridad de la información siempre está presente en los medios de comunicación. Casos sonados como el ciberataque a Sony, presumiblemente a manos de Corea del Norte, demuestran que nadie está inmune ante el riesgo de perder datos corporativos.

No obstante, a pesar de que vivimos en la era digital, una mala gestión de los documentos impresos es todavía un reto muy común para las organizaciones, y es que las pérdidas relacionadas con documentos físicos siguen representando hoy una parte significativa del total de brechas de seguridad. Es importante ser consciente de que las impresoras están conectadas a la red de la organización y de que la seguridad de los procesos de negocio, tradicionalmente basados en papel, debería incluirse como una política más de seguridad de la información.

En otras palabras, los procesos de impresión deberían tenerse en cuenta directamente junto con la movilidad, la política de “trae tu propio dispositivo” (BYOD, por sus siglas en inglés), la computación en la nube y los grandes volúmenes de datos en cuanto a la protección de la información.

El mundo empresarial ha vivido un cambio drástico por la forma en que se trabaja actualmente, por lo que el desafío ahora es proteger e integrar los documentos impresos en la era digital.

Gestionar el papel en la empresa

Todavía hoy muchas organizaciones dependen enormemente del papel para llevar a cabo sus procesos. Un informe reciente de Quocirca reveló que aproximadamente un tercio (30 por ciento) de las empresas europeas ve el papel como un elemento crucial para su negocio.

El informe también destaca el inmenso riesgo de pérdida de datos que supone una impresión mal gestionada. La protección de los datos apareció como el principal reto en el trabajo con documentos físicos, mientras que la primera preocupación respecto a la seguridad fue la necesidad de controlar la información confidencial o sensible en impresoras compartidas.

recurso

Según la consultora Quocirca, un 70 por ciento de los negocios asegura haber tenido el último año al menos una pérdida de datos ocasionada por documentos impresos no protegidos. [1]

Aunque las empresas esperan que el volumen de impresión descienda (lo que logrará reducir el riesgo), esto no sucederá de la noche a la mañana. Mientras tanto, los procesos como los servicios gestionados de impresión (MPS, por sus siglas en inglés) representan un rol decisivo en un entorno laboral, evitando que la información confidencial esté fácilmente accesible a perfiles no autorizados.

Proteger el mundo impreso

En una gran organización, los empleados utilizan todos los días las impresoras para enviar información relevante dentro de la empresa, a menudo sin pensar dos veces y dejando los documentos impresos visibles al resto de usuarios. En esta situación, un modelo MPS sirve para acabar con el riesgo de que un documento impreso o algún dato confidencial caiga en las manos equivocadas, ya que ofrece las herramientas necesarias para simplificar y securizar el proceso:

  • Autenticación. Esta solución reduciría el riesgo en la pila de documentos que se acumula en la bandeja de salida de la impresora. Las funciones de autenticación asignan un número PIN a los trabajos y protegen los documentos que están en cola, sin imprimir, hasta que el usuario los recoge.
  • Acceso móvil. En la era del BYOD, es vital ofrecer a los trabajadores que están en constante movimiento un servidor seguro que facilite imprimir desde cualquier dispositivo dentro o fuera de la empresa sin comprometer la información corporativa.
  • Tecnologías de seguridad. El software de seguridad, como el que ofrecen proveedores como Cisco o McAfee, puede combinarse con la infraestructura de impresión tradicional para ayudar a vigilar continuamente los sistemas TI durante los procesos de impresión y proteger a la organización de virus y malware antes de que supongan una amenaza.

Preparar la transición hacia lo digital

Simplemente, a medida que las empresas continúan evolucionando, adaptando sus oficinas progresivamente al mundo digital –también los entornos móviles–, la importancia de encontrar un equilibrio entre la necesidad de proteger los procesos de impresión y la digitalización irá en aumento.

Servicios como los MPS están llamados a afrontar esta cuestión. Como muestran los resultados del informe de Quocirca, mientras las empresas aumentan sus esfuerzos para mejorar la protección de su información, todavía tienen trabajo por delante si desean salvaguardar sus infraestructuras de impresión. Los MPS son simplemente el primer paso en esta transición digital.

[1] Este dato se eleva al 84% en el sector público y al 75% en el minorista.

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